User Management

In diesem Beitrag werden die verschiedenen Aspekte der Benutzerverwaltung in der DataEngine behandelt. Als Administrator haben Sie die Kontrolle über die Erstellung und Bearbeitung von Benutzerkonten, die Definition von Rollen und die Konfiguration von Sicherheitsgruppen und -einstellungen.

In der DataEngine besteht die Möglichkeit, Benutzerprofile zu erstellen und zu bearbeiten. Diese Funktion ermöglicht die effiziente Verwaltung von Benutzerkonten. Detaillierte Anweisungen zur Erstellung und Bearbeitung von Benutzern finden sich in der Dokumentation zu den Benutzereinstellungen.

Rollen spielen eine entscheidende Rolle bei der Festlegung des Benutzerzugriffs auf verschiedene Module. Sie ermöglichen die Definition unterschiedlicher Rollen für Benutzer, welche die Aktionen wie Zugriff, Löschen, Bearbeiten, Export, Import, Anzeigen, Massenaktualisierung und Ansicht innerhalb der Module beeinflussen. Dadurch wird eine detaillierte Kontrolle über die Benutzerberechtigungen ermöglicht.

Sicherheitsgruppen bieten eine leistungsstarke Möglichkeit, den Zugriff auf sensible Daten in der DataEngine zu steuern. Die Konfiguration dieser Gruppen kann an individuelle Anforderungen angepasst werden. Hier ist eine kurze Übersicht:

• Gruppen erstellen: Sie können Gruppen für jedes Team von Benutzern einrichten und die relevanten Benutzer diesen Gruppen hinzufügen.
• Rollen erstellen: Die Festlegung der Zugriffsebenen innerhalb der Rollen und deren Zuweisung zu den Gruppen ist entscheidend.
• Gruppen Datensätzen zuweisen: Mithilfe der Massenzuweisung in der Listenansicht können Sie Gruppen Datensätzen zuweisen. In der Zukunft werden Gruppen Zugriff basierend auf Ihren Sicherheitseinstellungen erben.

Die DataEngine-Systemadministratoren haben die Möglichkeit, erweiterte Optionen zu konfigurieren, um umfassende Kontrolle über Zugriffsrechte, Datenerbschaft, Filter und mehr zu gewährleisten. Hier sind einige wichtige Einstellungen:

• Additive Rechte: Benutzer erhalten die höchsten Rechte aus allen ihren Rollen oder Gruppen.
• Strenge Rechte: Wenn Benutzer Mitglieder mehrerer Gruppen sind, werden nur die Rechte aus der Gruppe verwendet, die dem aktuellen Datensatz zugewiesen ist.
• Popup für neue Benutzergruppen: Ein Popup ermöglicht das Hinzufügen neuer Benutzer zu Sicherheitsgruppen während der Benutzererstellung.
• Vorrang von Benutzerrollen: Rollen, die Benutzern direkt zugewiesen sind, haben Vorrang vor Gruppenrollen.
• Benutzerliste filtern: Nicht-Admin-Benutzer können Datensätze nur Benutzern in denselben Gruppen zuweisen.
• Verwenden der Gruppenauswahl des Erstellers: Benutzer können Gruppen auswählen, die mit neu erstellten Datensätzen verknüpft werden, und überschreiben dabei die normalen Vererbungsregeln.
• Vererben von Erstellergruppen: Datensätze erben alle Gruppen, die dem Benutzer zugewiesen sind, der sie erstellt hat.
• Vererben von Zuweisungsgruppen: Datensätze erben die Gruppen des Benutzers, dem sie zugewiesen sind. Andere Gruppen, die dem Datensatz zugewiesen sind, werden nicht entfernt.
• Vererben von der übergeordneten Aufzeichnung: Zum Beispiel erbt ein Fall, der für einen Kontakt erstellt wurde, die Gruppen, die mit dem Kontakt verknüpft sind.
• Eingehender E-Mail-Account: Beschränkt eingehende E-Mail-Konten im E-Mail-Client auf diejenigen, die zur Gruppe des aktuellen Benutzers gehören.
• Standardgruppen für neue Datensätze: Legt Gruppen fest, die immer einem Moduldatensatz zugewiesen werden, wenn er erstellt wird.

Nehmen wir an, es gibt zwei Verkaufsteams, Ost und West, sowie eine Eigentümerin. So könnte die Konfiguration aussehen:

• Es werden Gruppen für den Ost- und West-Verkauf erstellt.
• Die Teammitglieder werden ihren jeweiligen Gruppen zugewiesen.
• Es werden Rollen eingerichtet, beispielsweise „Alles“, „Nur Gruppe“ und „Nur Eigentümer“, und diesen entsprechende Zuweisungen vorgenommen.
• Die Zuweisung von Gruppen zu Datensätzen erfolgt über die Massenzuweisungsfunktion in der Listenansicht.

Diese Konfiguration stellt sicher, dass die Eigentümerin Zugriff auf alle Informationen hat, Teamleiter die Datensätze ihrer Teams sehen können und Vertriebsmitarbeiter nur auf ihre eigenen Datensätze zugreifen können.