Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt dir, wie du die „Lookup“ Workflow Action einsetzt, um Datensätze in anderen Modulen anhand definierter Merkmale zu identifizieren. Diese Funktion ist nützlich, um Datensätze mit gleichen Merkmalen in anderen Tabellen zu finden und eignet sich hervorragend, um vorhandene Datensätze abzugleichen und Dubletten zu vermeiden. Außerdem können Informationen aus dem gefundenen Datensatz auf den Ursprungsdatensatz übertragen werden. Ein klassisches Beispiel ist der Abgleich von Kontakten anhand ihrer E-Mail-Adresse.
Schritt 1: Lookup-Modul auswählen
- Lookup Module: Wähle das Modul, in dem der Datensatz gesucht werden soll.
Schritt 2: Felder für den Abgleich festlegen
- Feld im Workflow Modul: Wähle das Feld aus der Feldliste des Workflow-Moduls, das als Basis für die Suche dienen soll (z.B. E-Mail-Adresse).
- Feld im Lookup Modul: Wähle das Feld im Lookup-Modul, nach dem der Abgleich stattfinden soll (z.B. E-Mail-Adresse).
Es können bis zu 3 Feld-Kombinationen zum Suchen festgelegt werden. Beachte, dass ein Abgleich nur bei 100 %-iger Übereinstimmung erfolgt und bei Auswahl von 3 Feldern nur dann ein Match erkannt wird, wenn alle Felder übereinstimmen.
Schritt 3: Neuen Datensatz anlegen
- Entscheide, ob ein neuer Datensatz erstellt werden soll, wenn die Suche kein Ergebnis liefert. Beachte, dass zunächst nur ein leerer Datensatz ohne weitere Informationen erstellt wird. Sollten Daten übertragen werden, kombiniere diese Action idealerweise mit einer „Datensatz ändern“-Workflow Action.
Schritt 4: Felder hinzufügen
- Füge beliebig viele Felder hinzu, die bei einem Treffer gefüllt werden sollen. Du kannst wählen, ob ein spezifischer Wert gesetzt werden soll, ob das Feld auf einen Wert aus einem anderen Feld gesetzt werden soll (Felder des Workflow-Moduls), oder ob ein Wert aus dem gefundenen Datensatz (lookup) übertragen werden soll.
Beachte: Über die Lookup Action kannst du nur den Datensatz des Workflow-Moduls bearbeiten und nicht die Datensätze des Lookup-Moduls.
Schritt 5: Beziehung hinzufügen
- Setze beliebig viele Beziehungen. Wähle zuerst die Beziehung aus und setze im Dropdown „Lookup Relation“ fest, welche Beziehung aus dem Lookup-Modul hinterlegt werden soll.
Diese Anleitung hilft dir, die „Lookup“ Action optimal in deinen Workflows einzusetzen, um Datenabgleiche effizient und genau durchzuführen. Viel Erfolg bei der Implementierung!