Die Einrichtung eines Inbound Email Accounts in der DataEngine ermöglicht es dir, eingehende E-Mails zu verwalten und zu organisieren. Der folgende Leitfaden führt dich durch die einzelnen Schritte der Einrichtung, damit dein Postfach optimal konfiguriert ist.
Schritt 1: Navigiere zum Admin-Bereich
- Gehe über die rechte Top-Navigation in den Admin-Bereich.
- Klicke auf „Email“ und öffne den Menüpunkt „Inbound Email“.
Schritt 2: Neues Postfach erstellen
- Wähle „New Group Inbound Email Account“
Schritt 3: Vergabe eines Namens
- Gib dem Postfach einen aussagekräftigen und lesbaren Namen, der die Art des Postfachs beschreibt, z. B. „Sales“.
Schritt 4: Server-Konfiguration
Authentifizierungstypen
- Basic Auth: Erfordert die Eingabe von Benutzername und Passwort.
- OAuth: Nutze eine bereits eingerichtete External OAuth Connection. Siehe dir hierzu auch den entsprechenden Help Center Beitrag an: External OAuth Connections.
Serverdetails
- Mail Server Address: Die Adresse des Servers muss dir vom Administrator deines Postfachs mitgeteilt werden.
- Protocol: Stelle sicher, dass IMAP ausgewählt ist.
- Mail Server Port: Überprüfe den verwendeten Port beim Administrator deines Postfachs zur Sicherheit.
- Use SSL: Aktiviere SSL für eine sichere Verbindung.
Connection String: Normalerweise leer, es sei denn, besondere Anforderungen bestehen. Diese gibt der Administrator deines Postfachs vor.
Ordnerkonfiguration
- Monitored Folders: Wähle den Ordner (in der Regel deinen Posteingang), der überwacht werden soll.
- Trash Folder: Wähle den Ordner aus, in den gelöschte E-Mails verschoben werden.
- Sent Folder: Definiere den Ordner, in den gesendete E-Mails verschoben werden.
Email Body Filter Type: Kann standardmäßig auf „Multi Word Search“ belassen werden.
Schritt 5: Gruppenkonfiguration
- Definiere Import-Funktionen. Überlege, ob E-Mails automatisiert ins System importiert werden sollen. Achte darauf, klare Kriterien zu definieren, um fehlerhafte Zuordnungen zu vermeiden.
- Entscheide, ob E-Mails nach dem Import direkt in den Papierkorb verschoben werden sollen.
Schritt 6: Test der Verbindungseinstellungen
- Über „Test Connection Settings“ solltest du die gemachten Eingaben vor dem Speichern prüfen.
- Solltest du eine Fehlermeldung erhalten, wende dich bei Bedarf an den Administrator des Postfachs.
Durch die sorgfältige Konfiguration deines Inbound Email Accounts stellst du sicher, dass E-Mails effizient und sicher verarbeitet werden. Bei weiteren Fragen oder Problemen steht dir unser Support-Team gerne zur Verfügung!
Hinweis: Schaue dir auch unseren Blog-Beiträge zu den Themen Einrichten von Modulen für den E-Mail Import und E-Mails mit anderen Datensätzen in der DataEngine verknüpfen an, um die E-Mails optimal in deinem System zu verwalten.