Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt dir, wie du die Workflow Action „E-Mail senden“ innerhalb deines Workflows effektiv einsetzen kannst. Diese Funktion ermöglicht es, basierend auf einer Workflow-Durchführung E-Mails zu versenden. Beachte, dass hierfür ein eigener SMTP-Server eingerichtet sein muss. Informationen dazu findest du hier: Email-Einstellungen. Zudem benötigst du vordefinierte E-Mail-Vorlagen, die für den Versand genutzt werden können. Eine Anleitung zur Erstellung dieser Vorlagen findest du hier: E-Mail-Vorlagen.
Konfigurationsschritte:
Schritt 1: Einzelne E-Mails senden
- Einzelne E-Mails senden: Aktiviere diese Option, wenn du möchtest, dass bei mehreren Empfängern jede E-Mail einzeln an den jeweiligen Empfänger gesendet wird und nicht alle Empfänger in nur einer E-Mail kontaktiert werden.
Schritt 2: E-Mail Vorlage auswählen
- E-Mail Vorlage: Wähle die bereits erstellte E-Mail-Vorlage, die als Grundlage für den Versand dienen soll.
Schritt 3: Datei als Anhang hinzufügen (nur Notizen)
- Diese Funktion ist verfügbar, wenn das Workflow-Modul „Notizen“ ist. Wird eine E-Mail basierend auf einer Notiz versendet, wird die in der Notiz angehängte Datei mitgesendet.
Schritt 4: E-Mail Parameter definieren
- E-Mail: Klicke auf „+“, um die Parameter der versendeten E-Mail zu definieren. Der Empfänger ist verpflichtend, alle anderen Parameter sind optional:
- An: Bestimme, wer die E-Mail erhalten soll. Optionen umfassen manuelle Eingabe (komma-separiert), Auswahl eines verknüpften Datensatzes (z.B. Benachrichtigung an den zugewiesenen Vertriebler) oder ein Feld des Workflow-Moduls (bspw. E-Mail Adresse des Kontakts).
- Kopie-Empfänger: Wähle, wer eine Kopie erhalten soll. Optionen sind identisch zu „An“.
- Blindkopie-Empfänger: Wähle, wer eine Blindkopie erhalten soll. Optionen sind identisch zu „An“.
- Absender: Lege fest, welche E-Mail-Adresse als Absender angezeigt werden soll. Optionen sind identisch zu „An“ (standardmäßig wird die in den E-Mail Einstellungen hinterlegte Adresse verwendet, falls nicht ausgewählt).
- Name des Absenders: Definiere den Namen des Absenders. Optionen sind identisch zu „An“ (standardmäßig wird der in den E-Mail Einstellungen hinterlegte Name verwendet, falls nicht ausgewählt).
- Antwort an: Bestimme die E-Mail-Adresse, an die Antworten gesendet werden sollen. Optionen sind identisch zu „An“.
Mit dieser Anleitung kannst du die „E-Mail senden“ Action präzise in deinen Workflows einbinden, um den automatisierten E-Mail-Versand zu steuern. Viel Erfolg bei der Implementierung!