Diese Anleitung beschreibt die Schritte zur effektiven Nutzung der Workflow Action „Datensatz erstellen“ innerhalb einer Workflow-Konfiguration. Diese Funktion ermöglicht es, automatisch neue Datensätze in einem System zu generieren, basierend auf bestimmten Workflow-Bedingungen.
Schritt 1: Datensatztyp auswählen
- Datensatztyp: Das Modul auswählen, in dem der neue Datensatz basierend auf der Workflow-Konfiguration erstellt werden soll.
Schritt 2: Workflow-Verbindungen konfigurieren
- Mit Workflow Modul verbinden: Wähle diese Die Option, wenn automatisch eine Relation zu dem ursprünglichen Datensatz hergestellt werden soll, aus dem der Workflow den neuen Datensatz erstellt. Diese Funktion kann nur sinnvoll genutzt werden, wenn im Studio oder Module Builder bereits eine Relation konfiguriert wurde.
- Copy Emails from Workflow Module: Aktiviert die Beziehung aller E-Mails des ursprünglichen Datensatzes auch mit dem neu erstellten Datensatz. Voraussetzung ist, dass das Modul, in dem der neue Datensatz erstellt wird, eine Relation zu E-Mails besitzt.
Schritt 3: Action benennen
- Name: Gebe der Workflow Action einen aussagekräftigen Namen, damit klar ist, welche Funktion die Action erfüllt.
Schritt 4: Felder und Werte konfigurieren
- Felder hinzufügen: Nach Auswahl des Datensatztyps können beliebig viele Felder über den Button „Feld hinzufügen“ hinzugefügt werden. Anschließend kann im Dropdown-Menü ausgewählt werden, ob das Feld auf einen fixen Wert gesetzt oder ein Wert vom ursprünglichen Datensatz übernommen werden soll.
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- Wert wählen: Direkte Eingabe oder Auswahl eines festen Werts.
- Feld wählen: Zugriff auf eine Liste der Felder des ursprünglichen Datensatzes.
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Schritt 5: Übertragungszeitpunkt festlegen
- Immer Ändern: Der Wert wird stets übertragen.
- Nur übertragen, wenn das Workflow-Feld gefüllt ist: Wert wird nur übertragen, wenn im ursprünglichen Datensatz ein Wert vorhanden ist.
- Nur übertragen, wenn das Datensatz-Feld leer ist: Wert wird gesetzt, wenn im erstellten Datensatz noch kein Wert vorhanden ist.
Für die Neuanlage eines Datensatzes kann die Einstellung auf „Immer Ändern“ bleiben.
Schritt 6: Beziehungen hinzufügen
- Beziehung hinzufügen: Ergänzung beliebig vieler Beziehungen, die beim Erstellen des neuen Datensatzes gesetzt werden sollen. Über das Dropdown-Menü besteht Zugriff auf alle für den neuen Datensatz verfügbaren Beziehungen.
- Beziehungen identifizieren: Darstellung in der Form „Modul : Beziehungsname“.
- Beziehungswert wählen: Option für einen fixen Wert (z.B. für eine Berechtigungsgruppe) oder die „Feld“-Option verwenden, um auf Beziehungen und Relate Felder des Ursprungsdatensatzes zuzugreifen.
Schritt 7: Beziehungseinstellungen
- Entscheidung darüber, wann eine Beziehung gesetzt werden soll. Für „Datensatz anlegen“ kann der Standardwert „Immer ändern“ beibehalten werden.
Diese Anleitung liefert die erforderlichen Schritte zur optimalen Nutzung der Workflow Action „Datensatz erstellen“, um Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten. Viel Erfolg bei der Konfiguration!