Diese Anleitung beschreibt die Schritte zur effektiven Nutzung der Datensatz ändern Workflow Action innerhalb einer Workflow-Konfiguration. Diese Funktion ermöglicht:
- Die automatische Änderung bestehender Datensätze in einem System basierend auf bestimmten Workflow-Bedingungen.
- Die regelbasierte Option zur systematischen Bereinigung von Feldern: Mit dieser Funktion kannst du E-Mail-Adressen bereinigen, die häufig vorkommende Fehler enthalten – in diesem Abschnitt erfährst du, wie das funktioniert.
Schritt 1: Datensatztyp auswählen
Datensatztyp: Wähle entweder den Datensatz aus, aus dem der Workflow ausgeführt wird, oder Datensätze, die mit diesem Datensatz in einer Beziehung stehen.
Schritt 2: Action benennen
- Name: Gib der Workflow Action einen aussagekräftigen Namen, damit klar ist, welche Funktion die Action erfüllt.
Schritt 3: Felder und Werte konfigurieren
- Felder hinzufügen: Füge nach Auswahl des Datensatztyps beliebig viele Felder über den Button „Feld hinzufügen“ hinzu. Anschließend kann im Dropdown-Menü gewählt werden, ob das Feld auf einen fixen Wert gesetzt oder ein Wert vom ursprünglichen Datensatz übernommen werden soll.
- Wert wählen: Direkte Eingabe oder Auswahl eines festen Werts.
- Feld wählen: Zugriff auf eine Liste der Felder des ursprünglichen Datensatzes.
Schritt 4: Übertragungszeitpunkt festlegen
- Immer Ändern: Der Wert wird stets übertragen.
- Nur übertragen, wenn das Workflow-Feld gefüllt ist: Der Wert wird nur übertragen, wenn im ursprünglichen Datensatz ein Wert vorhanden ist.
- Nur übertragen, wenn das Datensatz-Feld leer ist: Der Wert wird gesetzt, wenn im geänderten Datensatz noch kein Wert vorhanden ist.
Schritt 5: Beziehungen hinzufügen
- Beziehung hinzufügen: Ergänze beliebig viele Beziehungen, die bei der Änderung des Datensatzes gesetzt werden sollen. Über das Dropdown-Menü besteht Zugriff auf alle für den Datensatz verfügbaren Beziehungen.
- Beziehungen identifizieren: Darstellung in der Form „Modul : Beziehungsname“.
- Beziehungswert wählen: Wähle einen fixen Wert (z.B. für eine Berechtigungsgruppe) oder nutze die „Feld“-Option, um auf Beziehungen und Relate Felder des Ursprungsdatensatzes zuzugreifen.
Schritt 6: Beziehungseinstellungen
- Entscheidung darüber, wann eine Beziehung gesetzt werden soll. Hier gibt es dieselben Einstellungs-Möglichkeiten wie auf Feld-Ebene.
Diese Anleitung liefert die erforderlichen Schritte zur optimalen Nutzung der Workflow Action „Datensatz ändern“, um Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten. Viel Erfolg bei der Konfiguration!
E-Mail-Adressen bereinigen
Du kannst E-Mail-Adressen mithilfe der Workflow Action Datensatz ändern bereinigen. Es steht eine spezielle Bereinigungsoption zur Verfügung, mit der E-Mail-Werte vor dem Speichern anhand eines definierten Regelsatzes normalisiert werden können. Dies gewährleistet eine konsistente und vorhersehbare Ausgabe bei häufig vorkommenden ungültigen E-Mail-Adressen.
So funktioniert es
Wähle die Workflow Action Datensatz ändern wie oben beschrieben aus. Wenn du in Schritt 3 ein E-Mail-Feld auswählst, werden die Bereinigungsoptionen angezeigt. Die folgenden Bereinigungsoptionen stehen zur Verfügung:
- Keine Bereinigung: Dies ist der Standardwert, bei dem der Rohwert beibehalten wird.
- Als E-Mail bereinigen: Wendet die E-Mail-Bereinigungsregeln vor dem Schreiben an.
Lege Bedingungen fest, um zu bestimmen, wann du die Bereinigungsoptionen anwenden möchtest:
- Immer ändern
- Nur ändern, wenn der Workflow ausgefüllt ist
- Nur ändern, wenn das Datensatzfeld leer ist
Regeln/Verhalten
Wenn Als E-Mail bereinigen ausgewählt ist, wird der Wert normalisiert, indem Leerzeichen entfernt, spitze Klammern und Anführungszeichen entfernt, nachgestellte ; oder ,abgeschnitten, ein vorangestelltes mailto: entfernt und der Wert in Kleinbuchstaben umgewandelt wird. Das Ergebnis wird dann als E-Mail validiert; ungültige Ergebnisse werden in eine leere Zeichenfolge umgewandelt. Nach der Bereinigung wird die Logik der festgelegten Bedingungen neu ausgewertet, so dass record_empty das Schreiben überspringt, wenn die Bereinigung einen leeren Wert ergeben hat.
Beachte, dass die Bereinigung der E-Mail-Adressen auf die folgenden Types angewendet werden kann: E-Mail und String.
