Hintergrund
Beim Import von E-Mails in die DataEngine werden diese standardmäßig nicht automatisch mit den entsprechenden Datensätzen verknüpft. Diese Verknüpfung ist jedoch entscheidend, um E-Mails im richtigen Kontext anzuzeigen und leicht zugänglich zu machen. Um dies zu ermöglichen, musst du für jede modulare Beziehung einen eigenen Workflow erstellen, der die entsprechenden Verbindungen herstellt.
Anleitung
Hier ist eine einfache Schritt-für-Schritt-Anleitung, um einen Workflow anzulegen, der die Relation einer importierten E-Mail zum Ziel-Datensatz erstellt:
Schritt 1: Navigiere zum Workflow-Manager
- Zugang via Menü: Gehe über „Alle“ zu „Workflows“ oder nutze das Admin-Menü in der Top Navigation, um unter „Entwickler Werkzeuge“ den „Workflow-Manager“ zu finden.
Schritt 2: Erstelle einen neuen Workflow
- Modulauswahl: Lege einen Workflow an, der auf dem Modul „E-Mails“ läuft.
- Einstellungen: Stelle sicher, dass der Workflow nur beim Speichern und ohne wiederholte Durchläufe läuft. Die anderen Basiseinstellungen können unverändert bleiben.
Schritt 3: Bedingungen festlegen
- Modul und Feld wählen: Wähle das Modul „E-Mails“ und das Feld „Eltern-Typ“.
- Operator: Setze den Operator auf „Gleich“.
- Wert eingeben: Trage den Modulnamen des zu verknüpfenden Moduls als Wert ein. Den Modulnamen kannst du aus der URL entnehmen.
Schritt 4: Aktionen konfigurieren
- Aktion „Datensatz ändern“: Wähle diese Aktion aus und lasse den Datensatztyp auf „E-Mails“.
- Beziehung hinzufügen: Selektiere die zu setzende Beziehung, wie z.B. „zu Accounts:Accounts“.
- Feld statt Wert: Wähle statt „Wert“ das „Feld“ aus und setze es auf „Parent ID“.
Schritt 5: Speichere den Workflow
- Sichern deiner Einstellungen: Klicke auf „Speichern“, um den Workflow zu sichern.
Wichtiger Hinweis
Falls du es ermöglicht hast, dass E-Mails zu mehreren Modulen importiert werden können, musst du für jedes dieser Module eine eigene Relation erstellen (schaue hierzu auch noch in unseren Help Center Beitrag: Aufbau von Beziehungen). Zusätzlich ist es erforderlich, für jede dieser Relationen einen individualisierten Workflow anzulegen, um sicherzustellen, dass die Beziehungen für importierte Mails korrekt hergestellt werden.
Indem du solche Workflows einrichtest, wird gewährleistet, dass importierte E-Mails automatisch und korrekt mit den jeweiligen Datensätzen verknüpft werden, was die Organisation und den Zugriff auf Informationen deutlich erleichtert.
